Hiroshi Bogéa On line

Sugestões de como usar o e-mail com eficiência e profissionalismo

Você ainda manda respostas para todo mundo e escreve mensagens em maiúsculas? Veja como se comportar profissionalmente ao usar essa ferramenta.

O problema central com o e-mail, é que as pessoas querem usá-lo para realizar tarefas para as quais é completamente ineficaz, como explicar procedimentos complexos, resolver problemas complicados e queixas em geral. O e-mail tornou-se uma parte tão integral e fácil do modo como as pessoas trabalham e se comunicam que elas nem pensam em alternativas mais eficazes. Elas também querem essa documentação para se proteger.

O uso que um indivíduo faz do e-mail fala muito sobre suas habilidades de comunicação e como ele se apresenta para o mundo. Saber quando e como usar o e-mail pode diferenciar um profissional no mercado, talvez na busca por um emprego, o e-mail é a primeira avaliação de um candidato.

Em suma, se você se preocupa com sua imagem e sua marca pessoal, você deveria se preocupar com os e-mails que você envia.

Aqui estão oito dicas de etiqueta:

1. Pense antes de escrever
Antes de começar a compor um e-mail, pense o que você quer fazer e se o e-mail é eficaz para isso. Por exemplo, se você está tentando resolver o problema de alguém, é melhor uma ligação. Se você precisar explicar um procedimento, mostrar, pessoalmente ou via web, quase sempre é mais eficaz do que por e-mail. Se você precisa resolver um assunto urgente com um colega de trabalho no escritório, fale com ele em pessoa.

2. Seja simples
 O E-mail funciona melhor para pedidos simples e mensagens que podem ser expressas dentro de duas linhas, tais como, “Você pode me encontrar às 16h?” ou “Você tem estes dados?” Se sua mensagem exige mais do que duas trocas, o e-mail não é uma boa ferramenta. Quando os e-mails começam a expandir em longas cadeias, as pessoas muitas vezes esquecem o assunto original.

3. Mantenha-o curto
As pessoas gostam de e-mail, pois é rápido e fácil. Mas quanto maior e mais complicada for a sua mensagem, maior será o tempo que você levará para compor e para o destinatário entender.

4. Faça o campo “assunto” ir direto ao ponto
As pessoas usam o campo “assunto” sua lista de tarefas. Para ajudar seu destinatário a priorizar e entender suas necessidades, o assunto de seus e-mails deve ser muito claro. Diga ao seu destinatário o que você precisa na linha de assunto. Então, em invés de marcar o e-mail como alta, média ou baixa prioridade, coloque a data de quando você precisa de uma resposta na linha de assunto.

5. Estruture
Um bom e-mail precisa de uma abertura, corpo e conclusão. O objetivo deve estar claro no corpo, junto com todos os detalhes e ações que precisam ser tomadas. As frases devem ser de 15 palavras ou menos. Se houver três ou mais pontos, use marcadores (bullets). Somados, os parágrafos de abertura e fechamento não devem exceder sete linhas, e o corpo não deve exceder cinco linhas.

6. Aproprie-se de sua mensagem
Pergunte ao destinatário: “Há algo que eu possa fazer para ajudar? Dei informação suficiente?”.

7. Evite palavras e frases que deixem as pessoas na defensiva
A forma de se comunicar via e-mail expressa como você se comporta profissionalmente. Evite linguagem pesada e sarcasmo, que não é facilmente detectado no e-mail. Mesmo se alguém lhe envia um e-mail mal-educado, você tem a chance de responder profissionalmente.

8. Use a cópia oculta (Cco) e o Responder a Todos com cuidado
A única razão para o uso de cópia oculta é manter o endereço e-mail dos destinatários em segredo. Por exemplo, se você quiser enviar um e-mail a todos em sua rede para anunciar um novo emprego, coloque todos no campo Cco. Não use o recurso para compartilhar partes confidenciais com alguém.

Por: Átila Giovani

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